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Der Traum von der automatischen Dienstplanerstellung
Die Erstellung des Bereitschaftsdienstplans ist vielen ein Graus: sie kostet Zeit und erzeugt eigentlich bei allen Beteiligten nur Unzufriedenheit. Dabei lässt sich diese Aufgabe wunderbar automatisieren.
Du kannst dies mit dem Dienstplanungstool DienZt selbst einmal spielerisch ausprobieren. Völlig unverbindlich. Keine Kosten. Keine nervigen EMails.
Erster Schritt: Registrierung im Dienstplan-Tool DienZt
Du solltest einen modernen Browser verwenden. Ob du das Tool auf dem Handy oder Desktop-Computer startest, ist erst einmal egal.
Du kannst Deinen Account jederzeit unter „Mein Account“ wieder löschen. Rückstandsfrei. Keine nervigen eMails. Promise!
Klicke hier, um ein Fenster mit dem Dienstplantool DienZt aufzumachen.
Die Anmeldung erfolgt oben rechts.
Du solltest Deine korrekte EMail-Adresse eintragen, da du dich danach per EMail validieren musst. Ansonsten funktioniert das Programm nicht.
WICHTIG: Du solltest den Schalter „Neue Klinik“ aktivieren. Ansonsten kommst du hier nicht weiter.
Zweiter Schritt: Erzeugung einer Dienstmannschaft
Nachdem Du dich durch die Datenschutzeinverständniserklärung und die Nutzerbedingungen geklickt hast und außerdem Deine EMail-Adresse validiert hast, kannst Du Dir eine motivierte Dienstmannschaft zusammenstellen.
Wähle dazu den Menüpunkt Verwaltung → Menschen zu Mitarbeitern.
Im Tab „Hinzufügen“ findest du unter der Überschrift „Mitarbeiter aus/mit EMail-Adressen generieren“ einen Link auf „XX zufällige Mitarbeiter erzeugen“. Ich empfehle Dir, hier mindestens 15 Leute anzufordern. Meistens kommen nicht so viele wie man braucht.
Am unteren Ende der Tabelle gibt es nun einen Button „Mitarbeiteraccounts anlegen“. Nur Mut!
Du kannst dann beobachten, wie in der Status-Spalte einer nach dem anderen in deine Klinik kommt.
Ist das nicht ein tolles Gefühl?
Klicke nun auf den Link, um deinen Mitarbeitern Würde und Ansehen zu verschaffen – gib Ihnen Berechtigungen.
Du kannst aus dem rechten Block die entsprechende Dienstgruppenbezeichnung zu dem Mitarbeiter hinüberziehen. Die Standardgruppe für Bereitschaftsdienst ist „Arzt“. Du kannst aber auch neue Gruppen erzeugen, indem du in dem Mitarbeiter einfach einen neuen Begriff eingibst. Wenn du auf dem rechten Block auf eine Gruppe klickst, siehst du gleich noch die weiteren Bezeichnungen, Abkürzungen, etc. und kannst diese auch verändern.
Entferne nun noch den Reader, indem du auf das Kreuz dahinter klickst. Reader sind Personen, die lediglich eine Leseberechtigung für den Dienstplan haben…
Speichern nicht vergessen!
Dritter Schritt: Den Dienstplan erstellen
Du kannst starten, indem du unter dem Menüpunkt Planung → Planen in das Planermodul wechselst.
Da es hier noch keinen Dienstplan gibt, wirst du vor allem leere Felder sehen. Neben dem Auswahlfeld für den aktuellen Dienstplan gibt es einen Button „Neu“.
Draufklicken!
Danach wirst du ein paar Angaben machen müssen zu Feiertagen etc. Wenn du den Dienstplan fertig angelegt hast, gehe einfach wieder über das Menü Planung → Planen in das Planermodul und du hast deinen ersten Dienstplan angelegt.
Suche hier den Tab mit der Überschrift „Automator“.
Dort gibt es einen Unter-Tab „OneClick Dienstplan“.
Du siehst hier für jeden Mitarbeiter getroffene Voreinstellungen, damit das Programm ein paar Parameter hat, mit denen es arbeiten kann. In der wirklichen Welt werden dann noch die reellen Wünsche der Mitarbeiter im Hintergrund mit eingeflochten.
Schau einfach, dass die Summe der Max. Dienste über alle Mitarbeiter ein lösbares Ergebnis (>30) ergibt. Du kannst die Zahlen auch verändern.
Jetzt die Berechnung starten.
Dann wird dir ein Vorschlag angezeigt. Wenn du damit einverstanden bist – kannst du ihn direkt übertragen. Ansonsten kannst du zuvor auch noch einzelne Zuteilungen direkt herauslöschen.
Wenn Du auf den Tab „Direktplanung“ gehst, kannst du das Planungsergebnis in tabellarischer Form sehen. Hier kannst du dann auch direkt Veränderungen vornehmen und/oder den Dienstplan auch manuell erstellen.
Klicke doch z.B. einfach mal auf den Papierkorb neben dem Namen. Danach wirst du einen Button „Planen“ sehen. Wenn du darauf klickst, eröffnen sich rechts deine Möglichkeiten (die Mitarbeiter, die an diesem Tag zur Verfügung stehen) und du kannst einen Mitarbeiter durch Klicken auf „Maybe“ auf den Tag festnageln.
Übrigens speichert das Tool die Planungsschritte nach einer gewissen Zeit immer selbst. Das siehst du an dem grünen Häkchen im Titel.
Scrolle nun ganz nach unten, entferne das Häkchen, womit du ansonsten eine eMail an alle verschickt hättest (komm wieder zu dir: du hast erst einmal nur für eine Fantasiemannschaft geplant!) und klicke auf „Dienstplan freigeben“.
Das Resultat: Ein fertiger Dienstplan
Möchtest Du das Dienstplantool kennenlernen und vielleicht mit echten Personen bestücken?
Das ist kein Problem – es ist kostenlos und unverbindlich. Schreib mich einfach an, dann können wir vielleicht mal telefonieren.
Peter Bernstein, Juni 2024.
